Ofise Dönüş — Etkili bir hibrit çalışma planı için 6 ipucu

Ofise Dönüş — Etkili bir hibrit çalışma planı için 6 ipucu

Ofise Dönüş — Etkili bir hibrit çalışma planı için 6 ipucu

 

Dünyanın dört bir yanındaki şirketler, ofis kapılarını yeniden çalışanlarına açmaya başlıyor! Yavaş yavaş gerçekleşen bu normalleşme sürecinde diğer birçok şirket ise bekleyip, ofislere geri dönmenin sonuçlarını görmeyi şimdilik tercih ediyor. Bir yönetici olarak, normalleşmenin bu kritik aşamasında ofislere geri dönme kararı alırken oldukça dikkatli olmalısınız. İster uzaktan çalışın, ister ofis merkezli, isterseniz de hibrit çalışın, çalışma yeriniz nere olursa olsun kararlarınız düşünülmüş ve stratejik olmalıdır.

Ofislere geri dönerken etkili bir hibrit çalışma planı tasarlamanız için dikkat etmeniz gereken birkaç ipucu:

Hibrit çalışma modelini güçlendirecek yeni şirket ritüelleri oluşturun

Oluşturduğunuz alışkanlıklar birlik, beraberlik ve şirket kültürü oluşturmaya yardımcı olur. Ve şirketinize oluşabilecek olumsuz durumlara karşı önemli bir koruyucu katman olur. Standford Üniversitesi profesörü ve yönetim gurusu Bob Suttone’ın araştırmasına göre, ritüeller şirket kültürünü oluşturur ve herkes tarafından tekrar tekrar yapıldığında şirketi güçlendirecek, olumlu bir etki kazandırır. Etkili ve verimli bir hibrit çalışma planı hazırlarken, belirleyeceğiniz bu ritüellerin şirketinizi aylar, yıllar boyunca tanımlayacak olduğunu gözden kaçırmamalısınız!

İletişim türleri: senkron ve asenkron iletişim

İlk olarak, yeniden oluşturacağınız şirket yapınızı senkron ve asenkron iletişimi etrafında gerçekleştirmelisiniz. Problem çözme, zorlu geri bildirim süreçleri ve toplantılar gibi faaliyetler için senkron (eş zamanlı) iletişim alışkanlıkları geliştirmelisiniz. Ekip e-postaları ve alınan kararların özetleri gibi eylemler için ise asenkron (eş zamanlı olmayan) iletişim ritüelleri oluşturmalısınız.

Eğer farklı iletişim türleriyle ilgili alışkanlıklar geliştirme konusunda dikkatli ve stratejik davranmazsanız, zaman kaybettirecek iş yüklerini şirketinize davet ediyorsunuz anlamına gelir. Örneğin, aniden ortaya çıkan bir yüzyüze toplantıyı evden veya hibrit çalışanların kaçırmasını büyük bir dezavantaj olarak kabul edebiliriz. Çalışanlarınızın, nerede ve nasıl çalıştıklarından bağımsız, iş akışlarınızı kaçırmaması için bu geçiş sürecinde her zaman dikkatli ve stratejik kararlar almalısınız.

İletişiminizi olabildiğince yazılı gerçekleştirin

Yazılı iletişimi şirket kültürünün bir parçası haline getirmelisiniz. Alınan bir kararın ardındaki “nedenleri” her zaman yazılı olarak belgelemelisiniz. Bu tutum, hibrit çalışma modelinde sizin başarınızın anahtarı olacaktır.

Bir yönetici olarak, ekibinizin temel faaliyetlerinin haritasını çıkarın, uygulamalarınızı ve iş süreçlerinizi nasıl daha fazla yazılı hale dönüştürebileceğinize karar verin. Örneğin, “daily standup”ları düşünün. Bir iş yönetim aracı olan Asana ile işlerinizi, çalışanlarınızın konumları veya saat dilimlerinden bağımsız olarak tüm ekibiniz için görülebilir ve takip edilebilir hale getirin.

Fikir oluşturma sürecinde ekibiniz ile yaptığınız beyin fırtınalarını da bu sürece yazılı olarak dahil edin. Önceden hazırlanılarak katılınmış beyin fırtınası toplantıları genellikle hibrit çalışma modeli için çok daha efektif olacaktır.

Ekibinize yeni eklenen çalışanlarınızı “yeniden işe alın”

Uzaktan çalışma modelinde işe alım süreçleri için ne kadar özenli olursanız olun, yüz yüze çalışma ortamı ile ne yazık ki aynı olmamaktadır. Eğer pandemi sürecinde uzaktan çalışırken aranıza yeni çalışanlar katıldıysa onların işe alım ve oryantasyon süreçleri normale göre daha zorlu geçmiş veya geçiyor olabilir. Bu yıl özelinde işe alınan çalışanların %41’i işlerini bırakmayı düşünmektedir. Bu sonuç, uzaktan çalışma modelinde işe alım-oryantasyon sürecinin zorluklarına ve önemine büyük ölçekte dikkat çekmektedir.

Bu sebeple uzaktan çalıştığınız dönemde işe aldığınız çalışanlarınıza, hibrit modele geçişte yeniden kısa bir oryantasyon süreci planlayabilirsiniz. Ofise geçtiğinizde yeni işe aldığınız çalışanlarınızın uyum süreçlerini hızlandırmak için karşılaşmamaları muhtemel olan diğer çalışanlarınızla bağlantı kurabilecekleri etkinlikler planlayarak onları bir araya getirebilirsiniz ve herhangi bir olumsuzlukla karşılaşmamak için bu süreci “iyi düşünülmüş ve tasarlanmış” bir deneyime dönüştürmelisiniz.

Pre-mortem tekniğini uygulayın

Ofislere geri dönmeden önce “pre-mortem” tekniğini ofise dönüş planınıza dahil etmenizi öneririz. Latince’de “ölüm öncesi” anlamına gelen pre-mortem tekniğini uygulamak için aşağıdaki üç basit adımı takip edebilirsiniz:

  • İlk olarak, gelecekte herhangi bir yılda olduğunuzu hayal edin,
  • Devamında ise ofise dönüş planınızın ve hibrit çalışma modelinizin başarısız olduğunu hayal edin,
  • Ve bir kağıda sizi başarısızlığa götüren bu kararları, olayları ve eylemleri açıklamaya çalışın.

Pre-mortem tekniği, özellikle şu an içinde bulunduğumuz durum gibi, doğru karar almanın aşırı iyimserlikle bulanıklaşabileceği durumlarda oldukça etkilidir. Yöneticiler iyimserliklerini sınırlayıp, kendilerine ve çalışanlarına karşı gerçekçi davranmalıdır.

Unutmayın, “işe” değil “ofise” yeniden dönüyorsunuz!

Yönetici olarak bu geçiş döneminde, ekiplerinizi planlı ve bilinçli bir şekilde bir araya getirme şansınız sizin elinizde. Ofise geri dönüş sürecinin veya hibrit çalışma modeline geçişin göründüğü kadar kolay olmadığının farkındayız. Atacağınız adımların her biri ayrı önem taşıyor. Bu sebeple yeni bir çalışma modeline geçiş sürecini “işe geri dönme” olarak adlandırmamalısınız. Bu söylem uzaktan veya hibrit çalışanların “gerçek” bir iş yapmadıkları anlamına gelir ve pandemi boyunca elde ettiğiniz bütün başarıları yok saydığınız anlamına gelir. Bu geçiş sürecini “ofise geri dönüş” olarak adlandırmalı ve oluşabilecek eşitsizlikleri en aza indirmeye yönelik dikkatli hareket etmelisiniz.

Etkili bir takım yönetim ve proje yönetim aracı olan Asana ile tüm ekibinizi ve işlerinizi zaman-mekan farkı olmadan yürütebilir ve takip edebilirsiniz.

İster ofisten çalışın, isterseniz evden şirketinizin çalıştığı asıl yer her zaman Asana olacaktır.

Proje yönetimi kategorisinde pazarının lideri olan Asana’nın iş akış sürecinize olan katkılarını ücretsiz deneyimlemek için şimdi linkten formu doldurabilirsiniz!

Asana hakkında daha detaylı bilgi edinmek için Türkçe ve İngilizce danışmanlık hizmeti sunan Omtera danışmanlarıyla iletişime geçebilirsiniz!

Book Your Place At The Event

Register!